بر اساس ماده 6 قانون تجارت، کلیه اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت جهت اظهار هزینه‌ها و درآمدهای خود به دفاتر پلمپ نیاز دارند.
دفاتر پلمپ به صورت دفتر کل و روزنامه می‌باشند که بر حسب کارکرد 50، 100 و 150 برگی می‌باشند.
تمامی شرکت‌ها در صورتی که کارکردی داشته باشند جهت مشخص نمودن عملکرد مالی خود موظف به تکمیل این دفاتر هستند، عدم اخذ، تکمیل و ارایه این دفاتر باعث علی‌الراس شدن شرکت خواهد شد.
در صورتی که شرکت فعالیتی هم نداشته باشد جهت اعلام عدم فعالیت خود به دارایی، باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت سفید یا خالی به حوزه دارایی شرکت تسلیم نمایند.
علت نامگذاری این دفاتر، به نام دفاتر پلمپ به این دلیل است که کلیه صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت‌ها پلمپ می‌شوند.
دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه، دفتری است که در آن ریز هزینه‌ها و سود و زیان به صورت روزانه وارد می‌شود.
دفتر کل چیست؟
دفتر کل دفتری است که در آن ریز هزینه‌های دفتر روزنامه به صورت هفتگی در آن وارد می‌شود.
نکته: دفاتر قانونی مورد تایید سازمان امور مالیاتی، دفاتری هستند که مطابق مقررات مواد ۱۱و ۱۲ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱ در اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور اقتصادی و دارایی پلمپ گردد.
چه زمانی باید جهت اخذ دفاتر اقدام نمود؟
جهت اخذ دفاتر پلمپ شده هر سال؛ باید سال قبل از آن؛ در واقع پیش از شروع سال مالی جدید؛ اقدام به دریافت دفاتر پلمپ شده نمود. برای مثال برای دریافت دفاتر پلمپ شده سال 96 تا پایان اسفند سال 95 باید اقدام نمود؛ مگر اینکه تمامی صفحات دفاتر؛ پیش از پایان سال مالی تمام شوند و نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت می‌توانند دفاتر جدید اخذ نمایند.
مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر
- کپی شناسنامه و کارت ملی برابر اصل شده تمامی اعضای شرکت
- اسکن روزنامه رسمی تاسیس
- اسکن روزنامه رسمی آخرین تغییرات
- مهر شرکت
دلایل رد دفاتر
- استفاده از دفاتر سال‌های قبل
- ثبت هرگونه اطلاعات غیر واقعی
- ثبت نکردن فعالیت‌های مربوط به شعب یا شعبه شرکت
- صفحات بیش از حد سفید گذاشته شده و سفید ماندن تمام صفحات به منظور سوء استفاده
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت
- تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات
- در صورتی که دفاتر از پلمپ خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد.